Fadiro BV

Rijnlaan 4

8032 BA Zwolle

T 038-4537956    |    E   info@fadiro.nl

CHECKLIST BAS

GEBRUIK JIJ ALLE MOGELIJKHEDEN VAN BAS? 

 

 

In BAS kan veel, heel veel.

Vooral als je net begonnen bent met BAS, komt er veel informatie op je af en heb je vaak niet direct door wat de vele mogelijkheden van BAS zijn. Daarom geven wij hier een opsomming van mogelijkheden, zodat je in ieder geval weet wat er kan en je kunt bepalen of je hiervan gebruik wilt maken.

 

Wil je meer informatie over een bepaald onderdeel? Vraag het ons gerust!

De opsomming hieronder is gebaseerd op de menustructuur van BAS en de inhoud van het betreffende onderdeel.
 
    
DOSSIER

  • Boekingen inlezen
    Van een groot aantal touroperators kan BAS de recap (boekingsgegevens) inlezen. De in je BAS administratie geactiveerde touroperators komen bij het onderdeel Inlezen Boekingen automatisch tevoorschijn als je van die leverancier de recapberichten kunt ophalen. Dit scheelt je heel veel handmatig werk.
    In het Boekingen Inlezen scherm kunnen ook boekingen automatisch al klaar staan om in te lezen. Van Sunny Cars, Pyton en Qenner kunnen de boekingen automatisch naar jouw BAS administratie worden gezonden om te verwerken op een dossier. Als dit nog niet het geval is, laat dit dan door ons onderzoeken.
     

  • E-Reisbescheiden en E-Facturen
    De E-Reisbescheiden en E-Facturen die bij MyAnvr binnenkomen, kunnen ook automatisch in BAS klaarstaan om in het dossier te verwerken en op te slaan. Hiervoor moet Fadiro eenmalig een koppeling met jullie administratie maken. Je hoeft dan nooit meer in MyAnvr in te loggen en het verwerken van de gegevens gaat vele malen sneller! Neem met ons contact op als je hiervan nog geen gebruik maakt. Zie hieronder het onderdeel Bestanden, waar de E-reisbescheiden en E-facturen worden geplaatst.
    Daarnaast worden E-reisbescheiden en E-facturen van enkele andere leveranciers ook rechtstreeks dus zonder MyAnvr in je BAS administratie klaargezet. Hier hoef je verder niets voor te doen.
     

  • Bestanden opslaan
    In het dossier, maar ook op relatie en centraal in BAS, kunnen allerlei bestanden worden opgeslagen. Bijvoorbeeld een PDF-document, Word bestand of een plaatje (.jpg). Zo kunnen reisbescheiden opgeslagen worden in het dossier en ook ontvangen inkoopfacturen sla je op bij het betreffende dossier. Vanuit het onderdeel bestanden kun je ook bestanden eenvoudig mailen aan bijvoorbeeld de klant of deze klaarzetten voor Mijnreisoverzicht, waar de klant ze dan zelf online kan bekijken en downloaden.
    Het is ook mogelijk om centraal in BAS bestanden te plaatsen die dan beschikbaar zijn op ieder dossier. Een voorbeeld is de ANVR voorwaarden. Het is zelfs mogelijk om deze standaard bij het versturen van een boekingsbevestiging aan de klant mee te laten sturen. Over Bestanden zijn ook handleidingen beschikbaar in BAS (Hoofdstuk 13).
     

  • Agenderingen
    Dit zijn actiepunten die je in BAS kunt vastleggen voor taken die in de toekomst uitgevoerd moeten gaan worden. We kennen agenderingen op relatie- en op dossierniveau. Agenderingen kunnen door de beheerder ingesteld worden die op basis van bepaalde boekingsgegevens van een dossier, geheel automatisch worden aangemaakt op een dossier.Maar er zijn nog twee andere type automatische agenderingen: de e-mailagendering en de kaartagendering.Met een e-mailagendering kan er geheel automatisch, ook weer op basis van bepaalde boekingsgegevens, een e-mail op een bepaald moment aan de klant worden verzonden. Dit kan een moment zijn om bepaalde extra diensten onder de aandacht van de klant te brengen, zoals bijvoorbeeld autohuur. Ook kan op deze wijze een e-mailagendering worden aangemaakt die geheel automatisch aan de klant een herinnering stuurt als de betaaltermijn is verlopen en er nog niet of niet volledig is betaald.
    Een Kaartagendering kan ook weer op basis van bepaalde boekinggegevens een persoonlijke ansichtkaart (op dit moment alleen een Welkom Thuiskaart) aan de klant sturen. De kaart wordt op de vervaldag automatisch geprint en verzonden aan de klant. Meer informatie over de wenskaart vind je hier en ook in de Agenderingenhandleiding 3.13 in BAS.
     

  • Correspondentie
    In dossiers, maar ook op relatieniveau, kan er op verschillende manieren met de klant worden gecommuniceerd. Indien er telefoongesprekken met de klant plaatsvinden, kun je het beste een gespreksnotitie in BAS zetten bij het onderdeel Notities in het dossier als het gaat om een al gemaakte reservering.
    Maar vanuit BAS kun je ook een brief opstellen, een e-mail versturen of een SMS bericht aan de klant sturen. De laatste is een extra module in BAS, die dan door Fadiro geactiveerd moet zijn in je administratie (meer informatie over de SMS module). Om een brief aan de klant te sturen, of eventueel een ander persoon gerelateerd aan het dossier, kun je in het dossier kiezen voor "Correspondentie". De beheerder van jullie BAS administratie kan modelbrieven (templates) opstellen, die je dan hier kunt kiezen. De templates kunnen automatisch gevuld worden met gegevens vanuit het dossier en je kunt de brieven vervolgens zelf nog verder bewerken. Om gebruik te kunnen maken van dit onderdeel, moet op je computer het programma Open Office geïnstalleerd zijn. Het voordeel van een brief via het dossier sturen is dat de opgestelde brief bewaard blijft in het dossier en je niet telkens een vaste brief opnieuw hoeft op te stellen.
    Op dezelfde wijze, dus ook met templates, kun je e-mailberichten versturen vanuit het dossier. Ook deze blijven dan bewaard in het dossier, zodat je eenvoudig kunt nakijken wat je hebt verzonden. Via e-mail in het dossier kun je eenvoudig ook de boekingsbevestiging aan de klant sturen. Het is dan zelfs mogelijk om bepaalde documenten standaard aan een template e-mailbericht te hangen, zodat bij dat bericht altijd hetzelfde document wordt meegezonden. Bijvoorbeeld de ANVR voorwaarden.
    Een SMS vanuit het dossier aan de klant sturen biedt ook dezelfde voordelen: Het bericht wordt in het dossier bewaard en er is zelfs een standaardbericht op te stellen die dan meerdere keren gebruikt kan worden.
     

  • Autoteksten
    BAS kent de mogelijkheid om veel gebruikte teksten in het segment eenvoudig te plaatsen. Je kunt standaardteksten door middel van een "#" gevolgd door 3-tekens gebruiken om een bepaalde tekst te plaatsen in het opmerkingenveld bij één van de tabkaarten Vervoer, Verblijf, Autohuur of Aanvullend in het segment. De standaardteksten kunnen door de Beheerder van de BAS administratie worden onderhouden.
    Maar het is ook mogelijk om bepaalde standaardteksten geheel automatisch bij een bepaald onderdeel te laten toevoegen. Op basis van ingevoerde boekingsgegevens kan een tekst automatisch toegevoegd worden door BAS. De beheerder kan dit inrichten.
    Handleiding 4.9 geeft meer uitleg over de automatische teksten.
     

  • Services
    In het dossier kennen wij het onderdeel Services. Bij Services vind je allerlei diensten waarmee Fadiro een koppeling heeft gerealiseerd ten behoeve van de reisagent. Autohuur, parkeren luchthaven, inentingen, zijn onderdelen die hier vanuit het dossier eenvoudig en met veel minder werk rechtstreeks te boeken zijn. In de BAS-O-Theek hebben wij uitgebreide informatie beschikbaar over de Services. (Meer informatie)
     

  • Nazorg
    Bij het onderdeel Segmenten in het dossier vind je een aparte tabkaart Nazorg. Op deze tabkaart kun je een klacht van de klant of een overboeking registreren. Je krijgt dan een automatische actielijst die je moet afhandelen, zodat je de klacht of overboeking geheel juist kunt afwikkelen. Ook kun je een eventuele vergoeding hierin registreren. Voordeel daarvan is dat het bedrag dan niet van de omzet wordt afgetrokken en er statistieken worden bijgehouden over de aantallen klachten.
     

  • Vaccinatie- en visuminformatie
    Mits geactiveerd, kun je op de tabkaarten Vervoer, Verblijf en Aanvullend kiezen voor de knoppen "Vaccinatie informatie" en "Visum informatie". Als je daarop klikt wordt van het land dat je hebt ingevoerd in het segment de betreffende informatie opgehaald. Bij vaccinatie is dat van LCR en bij visum van de Visumcentrale (CIBT). De betreffende informatie kun je dan, met automatisch daaraan toegevoegd een disclaimer, toevoegen als tekst bij de boeking.
    De disclaimertekst kan de beheerder van jullie BAS administratie aanmaken en onderhouden.
     

  • Inkoop
    Bij ieder segment moet je ook een inkoopfactuur invoeren om de administratie compleet te maken. Hierboven zag je al uitleg over E-facturen, waarbij de gegevens van de betreffende leverancier al elektronisch aan BAS worden aangeleverd. Maar naast de facturen van de leverancier (touroperator) kun je ook je zelf toegevoegde opslag op het dossier afzonderlijk registreren. Bij het invoeren van een inkoopregel kun je kiezen voor het soort inkoopregel. Dit kan dus een factuur zijn, maar ook een zogeheten Eigen Marge regel. Op deze wijze houd je provisie en zelf toegevoegde marge gescheiden. Dat is van belang voor de juiste BTW verwerking, maar ook voor statistieken.  Bekijk ook handleiding 4.6 over Samengestelde en Eigen Naam reizen, waarin Eigen Marge een belangrijke rol speelt op het hoofdsegment.
     

  • Afsluitcontrole
    Dossiers worden een vastgesteld aantal dagen na de retourdatum afgesloten. Afsluiten wil zeggen dat er geen wijzigingen meer aangebracht kunnen worden. Dit is ter voorkoming dat er op oude dossiers nog per ongeluk mutaties plaatsvinden. Dossiers blijven in BAS onbeperkt bewaard zodat je te allen tijde oude dossiers nog kunt raadplegen.
    Een dossier wordt echter alleen afgesloten als er geen openstaande zaken meer op het dossier aanwezig zijn. Is alles betaald? Staan er geen agenderingen meer open? Alle Inkoop afgehandeld? Hierop wordt voor afsluiten van een dossier gecheckt. In het dossier zelf heb je een knop Afsluitcontrole. Daar kun je zien waarom een dossier nog niet afgesloten is.
    Is een dossier eenmaal afgesloten, dan kan de beheerder deze eventueel toch weer open zetten. De beheerder bepaalt ook de termijn (in dagen) tussen afsluiten en retourdatum.



 
 
ADMINISTRATIE

  • Telebankieren
    Het onderdeel Telebankieren wordt gebruikt voor het genereren van betaalopdrachtbestanden aan bijvoorbeeld leveranciers en voor het inlezen van bankafschriften in BAS.
    Na het genereren van de betaallijsten voor de leveranciers kan er een SEPA opdrachtbestand worden gegenereerd die alle betalingen verzameld en waarbij dit bestand kan worden ingelezen in het bankprogramma. Dit scheelt veel handmatige betaalopdrachten in de bank en is vaak voordeliger in bankkosten.
    Ook terugbetalingen aan klanten kan eenvoudig op deze manier worden terugbetaald. In het dossier is een knop "Restitutie" beschikbaar als de klant recht heeft op terugbetaling. Hiermee wordt een betaling aan de klant klaargezet om vervolgens via Telebankieren als één opdrachtbestand te kunnen aanmaken en in het bankprogramma in te lezen.

    Voor de administratie worden gebruikelijk bankafschriften in het bankprogramma uitgeprint. Naast het uitprinten is het in een bankprogramma ook mogelijk een afschriftbestand aan te maken. Dit bestand kan dan, mits dit het juiste bestandsformaat is, worden ingelezen in BAS. Voordeel is dat BAS vele mutaties al automatisch herkent. Indien dossiernummer en bedrag overeenkomen dan kan BAS de ontvangsten geheel automatisch boeken. Indien kasstortingen of pinontvangsten overeenkomen met de afsluitingen, worden deze ook geheel automatisch geboekt. En als er betaald is aan leveranciers met de verzamelbankopdracht zoals hiervoor omschreven, worden ook deze posten automatisch herkend.
     

  • BTW aangifte
    In BAS wordt de BTW geboekt op basis van de instellingen onder Beheer. BAS kent een instellingscode Nacalculatie. Als deze code is gebruikt in een dossier, dan zal BAS automatisch de BTW uitrekenen die van toepassing is op het dossier. Deze BTW wordt echter niet afzonderlijk in het dossier geboekt. De BTW volgens de nacalculatie wordt telkens na afloop van een maand berekend over de mutaties van die betreffende maand.
    Van die BTW kan een overzicht worden opgevraagd (BTW Nacalculatie), waarbij vervolgens dan besloten moet worden wat hiervan in de boekhouding wordt vastgelegd.
    Een reisbureau moet op basis van de soort werkzaamheden ook afzonderlijk aangifte doen voor Intracommunautaire Prestaties, de zogeheten ICP aangifte. Dit zijn aangiften die nodig zijn wanneer er zaken wordt gedaan met buitenlandse ondernemers. Een voorbeeld is Alltours. De BTW code die gekozen is bij mutaties is dan "Verlegd". in BAS vind je bij de handleidingen onder hoofdstuk 21 meer informatie over de BTW en de verwerking ervan in BAS.
     

  • Exact Online
    Standaard heeft BAS een exportkoppeling met Exact Online. Maandelijks kunnen verdichte mutaties naar de administratie in Exact Online worden verzonden, waar deze op grootboekniveau worden geplaatst. In BAS wordt niet de complete boekhouding van het reisbureau vastgelegd. Wij hebben ervoor gekozen om reisgerelateerde zaken zoveel mogelijk in BAS te doen, maar overige administratie zoals kostenfacturen (vb.: energie, huur, autokosten, e.d.) in Exact Online. Dat onderdeel van de boekhouding is zo algemeen dat wij ervoor gekozen hebben dat niet in BAS te gaan ontwikkelen. Met BAS concentreren wij ons dus op zuiver reisgerelateerde zaken.
    Reisbureaus die met BAS werken hebben dan nagenoeg allemaal minimaal twee bankrekeningen; één waarop klantontvangsten en touroperatorbetalingen worden gedaan, zodat die in BAS wordt verwerkt, en één die in Exact Online wordt ingevoerd waarop kosten, salarissen etc. worden verwerkt.
    Invoer van bankmutaties in BAS is zeer eenvoudig, omdat dit niet direct met grootboeknummers werkt. De verwerkingen in Exact Online verlangen enigszins basiskennis over het voeren van een boekhouding.
    Het abonnement op Exact Online is niet inbegrepen in de licentie van BAS. Je sluit hiervoor een aparte licentie met Exact Online af. Het aanvragen van deze licentie dient via ons te verlopen, omdat wij dan de koppeling tussen BAS en jouw Exact Online administratie kunnen maken.
     

 

 

 

 

RELATIE

De informatie voor dit onderdeel is nog niet ingevuld. Te behandelen onderdelen zullen zijn:
profielen, uitgebreid zoeken (jarig en leeftijd), mijnreisoverzicht en mailingbestand.

 

 

 

 

STATISTIEK

CMI

In BAS kennen wij uitgebreide statistische informatie op basis van de ingevoerde gegevens, genaamd Centraal Management Informatiesysteem (CMI). Van belang is te weten dat de statistieken elke nacht worden bijgewerkt, zodat je ingevoerde gegevens op een dag, pas de volgende dag zichtbaar hebt in die statistieken. CMI biedt ook de mogelijkheid om meerdere BAS administraties hierin te bekijken. Een aantal ketens maakt gebruik van de CMI statistieken en kunnen de gegevens van hun leden, na toestemming aan Fadiro, centraal inzien. CMI beschikt ook over de mogelijkheid om je gegevens te delen met alle BAS afnemers en daardoor een vergelijk te maken tussen je eigen cijfers en die van meerdere BAS afnemers. Dit noemen we de CMI Benchmark. Bij het opvragen zul je wel een totaalbeeld kunnen zien maar geen detailinformatie op collega-ondernemersniveau. Meer informatie...